雷竞技电竞外围Lucid会议博客

提示：肯定不要错过可下载的商务会议邀请邮件模板在故事的结尾

“嘿，你有一分钟​​吗？”

对于最常见的会议类型，这是最好的邀请。你知道的，我们过去称之为对话的那种，或者干脆叫“和弗雷德聊天”。但随着交流日益数字化，我们经常使用在线会议软件进行这些特别的对话。为了邀请某人来演讲，我们会用一个链接和一个数字快速地发出一个提示。一件容易的事。

我们开始认为这是会议邀请应该是什么样的，我们开始在日历中安排在日历中的会议，只有日期和链接 - 跳过所有人需要让那些会议值得首先出席的详细信息。只需在那里添加会议时变得如此简单现在在36到5600万次会议之间每一天在美国独自一人。

这会导致很多糟糕的会议、浪费时间和整体的悲伤。

本指南将告诉您避免这些问题所需的一切，并确保您的会议电子邮件邀请看起来很专业，帮助人们准备好。

有关的：人们将使用的会议记录的解剖

8个部分优秀的会议邀请电子邮件

四个必需和四个可选的，这些元素为信息和专业的电子邮件邀请留言。

1. 简洁的主题行（必需的）
2. 个人介绍
3. 准备准备
4. 会议日期和时间（必需的）
5. 地点（必需的）
6. 会议目的（必需的）
7. 议程
8. 邀请人列表

1.简洁主题行（必填！）

只是事实，女士。

跟随任何电子邮件的最佳实践通过保持您的邀请主题，易于扫描。包括会议名称，日期，以及您发送的邀请的迹象。

我们使用这种模式Lucid会议的电子邮件邀请主题行雷竞技电竞外围。

请求类型+会议日期+会议名称

例子
会议邀请10月4日：项目状态更新

当然，您并不总是知道会议将发生，并计划会议。在这些情况下，我们使用基本模式的变体：

• Elise Keith的会议请求：Project Taploff
• 预定：12月23日的项目开球
• 重新安排：项目开关搬到9月24日
• 取消:9月24日项目启动

为什么这种格式有效

人们瞬间知道当您当时要求他们的时间和会议的主要话题，甚至没有打开电子邮件。

避免常见错误：
标题栏的缩写

许多组开发主题行缩写，以帮助使用诸如：的主题行快速扫描会议电子邮件

[PM-MTG]办理登机手续

这可以与一个知道缩写的团队合作，谁将自动在日历上进行会议。但是，当您邀请小组以外的人时，这次速记会分崩离析。相信与否，不是每个人都使用Outlook或Google日历，因此您需要在主题行中实际包含会议日期。而你的团队知道“PM”意味着“程序经理”和“MTG”意味着“会议”，来自小组外部的人可能不会。

推荐：在邮件的主题栏中使用完整的单词。

2.个人介绍（可选）

如果你要和一个不经常见面的团体开会，在邀请邮件的开头加上一段简短的个人记录，以提供必要的背景信息。

像“大家Hello Hello Hello Hello，期待着你们所有人都在大型项目中看到你！”或者“我们上周二在手机上讨论，这是我们即将到来的演示的邀请电子邮件。”这些快速的笔记有助于忙碌的人记得你是谁以及他们为什么收到这个邀请。

3.必修制备（可选）

人们需要准备报告，审查设计，或收集事实以促进会议吗？你需要人们rsvp，所以你可以计划吗？

如果您需要人们准备好，请确保在您的留言的顶部明确提供这些说明。否则他们会错过。

4.会议日期和时间(要求!)

确保包括会议的全日期和时间，包括邀请电子邮件的文本中的时区。拼写月份名称有助于避免习惯于从其他国家的人们看到不同日期格式的人的混淆。

例子：9月15日下午3:00 - 3:45美国/太平洋

如果你邀请住在其他时区的人，使用timeanddate.com.弄清楚邀请的正确时间和日期。当您使用日历或会议管理软件发送邀请时，收件人的日历还将自动将附加日历文件中的日期和时间转换为首选时区。

关于其他国家的首选日期格式的好奇？滚动到底部时刻.JS演示页面然后单击以查看每个国家/地区的首选格式呈现的示例。

时刻.js截图，所以你可以在esperanto正确写9月22日！

5.位置：物理或在线（必填！）

会议位置可能是一个像会议室这样的物理场所，用于加入虚拟会议的说明或两者。

对于虚拟会议，位置字段应包括连接在线会议，音频指令或电话号码以及任何系统要求的链接。对于个人的会议，该地点应该包括足够的细节，其中邀请的细节可以在地图上找到会议。

小费：如果要使用像Outlook这样的日历程序发送邀请，请务必在事件的位置字段中包含会议电话号码。这让人们在旅行中加入会议时轻松拨入手机。

屏幕截图：会议音频和链接出现在我的日历上的位置字段中。

6.会议目的（必填！）

你为什么拿这个会议？它会完成什么？理想情况下，您可以在单个句子中陈述会议的目的。最佳目的陈述将描述会议所需的结果。

例子：

• 获得演示并回答问题
• 共享项目状态更新
• 使用发票过程创建一个问题列表
• 为即将到来的会议制定高级战略
• 比较供应商的优惠并进行选择
• 审查完成的开发并批准工作

7.议程（可选）

当您希望参与者提前准备时，包括会议议程。议程需要包括您计划讨论关键主题的订单，并且在会议前应阅读任何指示或物质。

使用会议生产力软件发送的邀请电子邮件将自动处理此功能。

避免常见错误：
以附件形式发送报告

尝试发送带有大附件的电子邮件时，请查看iPhone错误消息。

许多会议中心围绕审查文件。设计，报告，合同，建议书，计划，估计，研究结果 - 所有结果都得到了被邀请参加您的会议的分享和讨论的文件。

将这些文档直接连接到电子邮件邀请简单快速，但它会产生问题。

• 电子邮件被阻止。
  这是一个大的。一些邮件服务器设置为块电子邮件显示太大，附件太多，或者系统确定可能有害的附件。当发生这种情况时，有些人永远不会得到你的邀请。
• 附件无法打开。
  根据Litmus Lab的电子邮件市场份额报告，一个电子邮件客户端是iPhone。一些电子邮件客户端将无法打开出现太大的邮件，并且在所有系统上无法打开一些文档。曾尝试在iPhone上打开Excel附件吗？不好玩。
• 电子邮件丢失了。
  你知道这是常有的事。收件箱里塞满了消息，所以谢天谢地，你的日历上有会议邀请，否则你永远不会去参加。许多会议浪费了宝贵的时间和注意力，因为人们在旧的电子邮件中寻找他们从收件箱中丢失的文件。

推荐：添加链接到在线位置，人们可以预览和/或下载会议文档。如果您没有解决方案，则可以使用免费文件共享服务轻松共享与文件的链接dropbox.或谷歌驱动。

有关的：4种方式运行成功的会议人们不会讨厌

8.邀请人名单（可选）

需要社会证明这次会议是值得的吗？或者您有备用权限要安排呢？或者那些人会错过他​​们不去的话吗？包括邀请邀请函的人员名单。

外带

1. 发送详细的会议邀请预定业务会议。邀请不需要ad-hoc会议。
2. 未能发送好邀请电子邮件是不认识的，让人们不开心！
3. 您需要从头写入所需的信息量取决于您用于发送邀请电子邮件的软件。
4. 有4个必填项和4条可选的信息包含。
5. 不要忘记跟进 -阅读本文以了解如何创建专业会议记录。

一般常见问题解答

奖金：商务会议邀请电子邮件模板！

请使这种更容易，请随意使用我们的电子邮件邀请模板。我们将一个简单的PDF文件放在一起，以便于复制和粘贴到您的电子邮件客户端。

这包括：

• 基本的电子邮件邀请模板
• 一个完整的邀请，包含所有8个部分
• 调度请求模板

参加这个在线课程以获得更多信息！