开会时间过长?6个短会议的技巧

2014年9月9日通过克里斯•希金斯技巧与技术读(4分钟)

我们都参加过长时间的会议。但如果你在主持会议,你如何简化会议并与你的团队分担工作?这里有6个实用、简单的方法可以减少你的会议规模。


1.明确我们的目标

goal_5020840511_3915497775_o

解决会议时间过长的首要方法是什么?明确它们应该在什么时候结束。

这很简单,但经常被忽视。当你安排会议时,告诉每个人:“当我们达到(会议的目标)时,会议就结束了。”由你来确定会议的目标。例如:“当我们就我们正在开发的软件项目的下一个版本中包含的特性达成一致时,这个会议就结束了。”

通过预先设定成功的标准,你在团队中实现了一致性,并且你清楚地知道完成任务需要什么。这两种方法都有助于简化讨论——你正在朝着一个明确的目标前进。

明确的目标=简短的会议。

2.简化的议程

agenda_8538214907_5fde762f84_o

如果你有很多内容要讲,那就去掉那些较小的内容,考虑把你的会议分成多个会议。虽然没有简单的指导原则来精确地知道你的团队需要多少议程项目(每个团队都是不同的),问问你自己:我需要房间里的每个人来处理每一个议程项目吗?如果答案是“不”,那就把这个议程项目砍掉,在其他地方再处理它。

你可能会发现有些事项需要不止一个人的注意,但不是所有人的注意。在这种情况下,该项目是应该在您的议程中,还是应该在子小组中处理,并将结果返回给团队,由您来决定。关键是在你开始你的会议之前,记住这个标准来检查你的议程项目。你的与会者会感谢你的。

同时,确保为每一个议程项目分配时间,并跟踪这个时间。如果你在某个议程上花了太多时间,那就立刻做出选择:要么停止讨论,把这个问题放到其他地方(下次会议或单独讨论),要么承诺花额外的时间。如果你的首要任务是缩短会议时间,那么这个决定很容易做出。

3.删除不必要的人

remove_ghosts_4765199600_58cc5736d1_o

如果你让某人参加会议,这个人必须是有充分理由的。我们经常邀请别人参加会议,即使他们在房间里没什么好说的,也没有工作可做——他们不做笔记,他们不决定问题,他们不引导讨论,他们不会带走任何行动项目。这不是一种礼貌;这是浪费时间。

无情地对待你的与会者名单。如果有人在会议中没有工作,或者有强烈的需要在那一刻出现在房间里,把那个人从会议中赶走。发送只有会议的结果那个人。通过减少房间里的人数,您的讨论将会进行得更快,会议所使用的员工总时间也会减少。

4.会议参与者要提前写报告吗

agenda_7767334716_a5e8d9f82f_o

你的会议有一个议程,它可能有某种状态报告。而不是问房间里的人,“嗯,最近怎么样?”给他们一个议程项目,让他们写下几个关键点提前在他们的地位。这总体上节省了时间,并且它倾向于将讨论集中在下一步结果的地位。

提前写状态报告的另一个原因是提前发现讨论主题。如果你主持会议,而你回顾议程在此之前,您将看到这些状态报告,并确定团队必须根据状态做出哪些关键决策。

简而言之:当整个团队都不听你说话的时候,你是否要事先进行脑力劳动。这减少了压力,节省了时间,并使讨论更富有成效。

5.帮助与会者做好会议准备

prepare_6741222695_7fe1cd9c40_o

当你有了合适的日程安排,完成状态报告(见上面第4条),所有参加会议的人都必须阅读这份议程发送一个电子邮件当议程完成(或足够完整)时,让你的团队提前阅读它。通过阅读议程来解释这一点,这样会缩短会议时间。这样可以减少你待在房间里的时间,把你的精力集中在做决定上。这让我们想到…

6.把会议的重点放在决策上

decisions_1747917718_7975d1efb1_o

虽然你的日程肯定会包括进度报告,但最好是事先已经看过了,所以“会议”部分仅仅是基于这些报告的必要讨论

让会议成为达成和确认决定的会议。如果你已经遵循了上面的建议,那么你的参与者已经知道了状态,为会议做好了准备,并且可以专注于会议的一个简单的核心目标:做出决定并致力于下一步的行动。

开始免费试用,不需要信用卡


照片:目标由Swen-Peter Ekkebus;会议议程作者Sebastiaan ter Burg;吃豆人饼干贝齐·韦伯;孩子们用鹅毛笔Lennart Tange;打雪仗的准备Wonderlane;优柔寡断死anne - lise满身海因里希斯。


最近的帖子

    找到这个有用吗?